Klauzula informacyjna Administratora Danych Osobowych dotycząca monitoringu rozmów telefonicznych.

1. Dolnośląska Okręgowa Izba Inżynierów Budownictwa z siedzibą pod adresem: ul. Odrzańska 22, 50-114 Wrocław, wpisana do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej pod numerem REGON: 932882889, NIP: 8971679441 informuje, że wszystkie rozmowy telefoniczne – przychodzące oraz wychodzące są nagrywane. W związku z wprowadzeniem monitoringu rozmów telefonicznych informujemy, że Dolnośląska Okręgowa Izba Inżynierów Budownictwa jest Administratorem Danych Osobowych (zwana dalej Administratorem) osób, z którymi kontaktuje się telefonicznie oraz osób, które samodzielnie podjęły taki kontakt (zwanych dalej łącznie: Interesantami).
2. Szanując prawa Interesantów jako podmiotów danych osobowych (osób, których dane dotyczą) oraz respektując obowiązujące przepisy prawa, w tym w szczególności przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. poz. 1000), zwaną dalej Ustawą, oraz inne właściwe przepisy o ochronie danych osobowych, Administrator zobowiązuje się do zachowania bezpieczeństwa i poufności pozyskanych danych osobowych. Wszyscy pracownicy, którzy w zakresie swoich obowiązków przetwarzają dane osobowe, zostali odpowiednio przeszkoleni w zakresie przetwarzania danych osobowych, a Administrator wdrożył odpowiednie zabezpieczenia oraz środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia najwyższego stopnia ochrony danych osobowych. Administrator wdrożył procedury i Politykę Ochrony Danych Osobowych zgodną z przepisami RODO i Ustawy, dzięki której zapewnia zgodność z prawem oraz rzetelność procesów przetwarzania danych, a także egzekwowalność wszelkich praw przysługujących osobom, których dane dotyczą. Dodatkowo w razie konieczności Administrator współpracuje z organem nadzorczym na terenie Rzeczpospolitej Polskiej tj. z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwanym dalej PUODO).
3. Administrator nagrywa rozmowy przychodzące oraz wychodzące w celu podniesienia bezpieczeństwa oraz podnoszenia standardów obsługi Interesantów. W związku z prowadzeniem monitoringu rozmów telefonicznych, Administrator przetwarza dane osobowe, które zostaną podane przez Interesanta podczas rozmowy telefonicznej.
4. Zgodnie z zasadą minimalizacji wyrażoną w przepisach RODO Administrator przetwarza wyłącznie te kategorie danych osobowych, które są niezbędne w celu załatwienia spraw będących przedmiotem rozmowy telefonicznej oraz dane, które są niezbędne do osiągnięcia celów, o których mowa w pkt. poprzednim.
5. Nagrywanie rozmów odbywa się na podstawie zgody Interesanta (art. 6 ust. 1 lit a) RODO). Na początku rozmowy telefonicznej Interesant jest informowany o nagrywaniu rozmowy przez Administratora – kontynuowanie rozmowy po wysłuchaniu powyższego komunikatu oznacza, że Interesant wyraził zgodę na nagrywanie rozmowy telefonicznej. Zgoda na nagrywanie rozmowy jest dobrowolna, w przypadku braku zgody na nagrywanie rozmowy należy się rozłączyć.
6. Nagrania rozmów będą przechowywane przez Administratora przez okres 3 miesięcy od momentu nagrania. Po upływie okresu, o którym mowa w zdaniu poprzednim rozmowy zostaną trwale usunięte. Administrator może przechowywać nagrania oraz przetwarzać dane zawarte w nagraniu przez okres dłuższy niż wskazany
   w zdaniu poprzednim, jeśli takie uprawnienia lub obowiązki wynikają ze szczególnych przepisów prawa lub jeśli wymaga tego prawnie uzasadniony interes Administratora.
7. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Interesantów jest:
   a) art. 6 ust. 1 lit. a RODO tj. zgoda Interesanta na przetwarzanie danych osobowych poprzez nagrywanie rozmów przez Administratora,
   b) art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. niezbędność do wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze,
   c) art. 6 ust. 1 lit f RODO tj. prawnie uzasadniony interes Administratora, jakim jest ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń do czasu ich przedawnienia lub do czasu zakończenia właściwych postępowań, jeśli zostały one wszczęte w tym okresie.
8. Dane osobowe Interesantów nie są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej
   w rozumieniu przepisów RODO.
9. Administrator nie udostępnia danych osobowych podmiotom trzecim bez wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą. Dane osobowe bez zgody osoby, której dane dotyczą, mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom prawa publicznego tj. organom władzy i administracji (np. organom podatkowym, organom ścigania i innym podmiotom posiadającym umocowanie w powszechnie obowiązujących przepisach prawa).
10. Dane osobowe mogą być powierzane do przetwarzania Podmiotom przetwarzającym takie dane na rzecz Administratora. W takiej sytuacji Administrator zawiera z Podmiotem przetwarzającym umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Podmiot przetwarzający przetwarza powierzone dane osobowe, ale wyłącznie na potrzeby, w zakresie i w celach wskazanych w umowie powierzenia, o której mowa w zdaniu poprzedzającym. Bez powierzenia danych osobowych do przetwarzania Administrator nie mógłby prowadzić swojej działalności. Administrator powierza dane osobowe Interesantów podmiotom obsługującym system rejestracji rozmów telefonicznych.
11. Dane osobowe Interesantów nie podlegają profilowaniu przez Administratora w rozumieniu przepisów RODO.
12. Zgodnie z przepisami RODO Interesanci mają prawo do:
    a) bycia informowanym o przetwarzaniu danych osobowych, o którym mowa w art. 12 RODO,
    b) dostępu do swoich danych osobowych, o którym mowa w art. 15 RODO,
    c) poprawiania, uzupełniania, uaktualniania, sprostowania danych osobowych, o których mowa w art. 16 RODO,
    d) usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym), o którym mowa w art. 17 RODO,
    e) ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 RODO,
    f) przenoszenia danych, o którym mowa w art. 20 RODO,
    g) wniesienia sprzeciwu od przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w art. 21 RODO,
    h) w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody – prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,
    i) niepodlegania profilowaniu, o którym mowa w art. 22 w zw. z art. 4 pkt 4 RODO,
    j) wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), o którym mowa w art. 77 RODO,
    z uwzględnieniem zasad korzystania i realizowania tych uprawnień wynikających z przepisów RODO.
13. Jeżeli Interesanci chcą skorzystać ze swoich praw, o których mowa w punkcie poprzedzającym, proszę przesłać wiadomość drogą poczty elektronicznej lub w formie pisemnej na adres e-mail lub adres korespondencyjny, o których mowa w pkt. 14 poniżej.
14. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, którym jest Jakub Szajdziński. Wszelkie zapytania, wnioski i skargi dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Administratora, zwane dalej Zgłoszeniami, należy kierować na następujący adres e-mail Inspektora Ochrony Danych: iod@dos.piib.org.pl lub w formie pisemnej na następujący adres Administratora: ul. Odrzańska 22, 50-114 Wrocław.
15. W treści Zgłoszenia należy w sposób wyraźny wskazać:
    a) dane osoby lub osób, których dotyczy Zgłoszenie,
    b) zdarzenie, które jest powodem Zgłoszenia,
    c) przedstawić swoje żądania oraz podstawę prawną tych żądań,
    d) wskazać oczekiwany sposób załatwienia sprawy.
16. Każdy stwierdzony przypadek naruszenia bezpieczeństwa jest dokumentowany, a w razie wystąpienia jednej z sytuacji określonych w przepisach RODO lub Ustawy, o takim naruszeniu przepisów o ochronie danych osobowych informowane są – jeżeli ma to zastosowanie – osoby, których dane dotyczą, oraz PUODO.